Вход
Вход по почте и паролю
Запросить деньги
Закрытие месяца
Закрытый месяц нельзя менять никому, кроме финансиста. Система запоминает итоги по статьям на момент закрытия и сообщит, если они изменятся.
Проверки агента Claude
Согласуют руководители с правом согласования: здесь видно, что ждёт решения и какие решения приняты.
Ждут вашего решения
Ждут согласования
Решения за 30 дней
Статьи подтверждает финансист: здесь видно, какие платежи он ещё разбирает.
Требуют решения финансиста
Сюда попадают платежи, где система не уверена в статье, возможные дубли и записи с неполными данными. Отметка «Запомнить слово» добавляет слово в правила статьи, и такие платежи дальше разносятся сами.
Корпоративы и выезды: бюджет, сколько уже оплачено и на что. Каждому расходу ставится метка (еда, площадка, транспорт…), и он сам попадает в нужную статью учёта.
Прошедшие мероприятия
План и факт за месяц
План — сколько намечено: запланированный платёж — по сумме, которую наметили, внесённый сразу оплаченным — по своей сумме. Факт — сколько оплачено. Отклонение = факт − план: плюс — заплатили больше намеченного. Ещё к оплате — намеченное, но не оплаченное.
| Статья | План | Факт | Отклонение | Исполнение | Ещё к оплате |
|---|
Каждое изменение записывается базой автоматически: кто, когда, что было и что стало. Удалить или поправить эту историю нельзя. История одного платежа есть и в его карточке.
| Когда | Кто | Действие | Запись | Что изменилось |
|---|
Офис-менеджеру
- Вносите трату сразу, в день оплаты. Кнопка «Расход» всегда под рукой: вверху на компьютере, внизу на телефоне («Записать»). Внесённое через 2 дня и позже финансист видит как опоздание.
- Счёт — откуда деньги. «Мои подотчётные» — наличные, которые вам выдали; «Сейф» — общие наличные; «Корпоративная карта» — виртуальная карта офиса. Сколько денег на каждом счёте, видно наверху журнала.
- Достаточно суммы и «за что». Пишите конкретно: «вода, 7 бутылей», «Озон: лампы и коврик». Слова «оплата», «покупка», «для офиса», «Озон» без покупки система считает непонятными, и финансист задаст вопрос. Статья определится сама.
- Скрепка — это чек. Нажмите «Прикрепить файл» и сфотографируйте чек или выберите скрин перевода. Для оплаченных платежей от 10 000 ₽ чек обязателен: без него в журнале горит красная скрепка. Нажмите на неё, чтобы приложить чек позже.
- Запланировать платёж. Если платить на следующей неделе, выберите «Запланировать» и дату: платёж встанет в журнал серым и не уменьшит остаток, пока его не оплатят. Когда оплатите, откройте его и нажмите «Оплачено».
- Мероприятие и метка. Если платёж для корпоратива или выезда, выберите мероприятие и метку: еда, площадка, транспорт и так далее. Метка сама отправит расход в нужную статью учёта.
- Галочки в журнале. Отметьте несколько операций — внизу появится их сумма.
- «Вопросы». Там вопросы финансиста по платежам, ваши дела (подтвердить полученные наличные, приложить чек) и запросы денег. Ответьте прямо там или нажмите «Приложить чек»: финансист сразу увидит ответ.
- Ошиблись — исправьте. Нажмите на платёж в журнале: откроется карточка с кнопками. В первые сутки запись можно удалить, позже — только отменить с причиной. Каждое изменение сохраняется в истории.
- Кнопка «Назад» в браузере и на телефоне закрывает открытое окно или возвращает к предыдущему разделу.
Финансисту
- «Контроль» — главный экран. Три раздела: «Замечания» (база проверяет записи каждую минуту, агент Claude — новые каждые 2 часа), «Согласование» и «Разбор статей». Кнопки проверок над списком («Нет чека», «Возможный дубль»…) оставляют одну проверку. «Не проблема» закрывает замечание с пояснением, «Спросить» задаёт вопрос офису: он появится во «Вопросах».
- Наверху журнала — «Сейчас денег» (нажмите: сколько в сейфе, у кого на руках и какой у него лимит, сколько на карте) и «Потрачено» за месяц (нажмите: с карты, из сейфа, из подотчётных). Нажатие на строку оставляет в журнале операции этого счёта и остаток после каждой.
- Касса — раздел «Контроля»: «Выдать из сейфа», «Принять возврат», «Положить в сейф» (пока нет Adesk), «Пересчитать сейф», «Лимит на месяц», у карты — «Внести остаток по банку» и «Пополнение карты». В журнале перевод показан стрелкой: «Сейф → Полина».
- Метки мероприятий. В «Настройках» у каждой метки задана статья учёта. Статью отдельного платежа можно поменять в его карточке.
- Запросы денег офиса — во «Вопросах»: «Пополнено» сразу записывает приход в сейф.
- Закрытие месяца. После сверки закройте месяц в «Контроле»: дальше менять его может только финансист, и каждое изменение станет замечанием.
- Adesk. «Контроль» → «Adesk» (у финансиста): выберите месяц, нажмите «Скачать Excel для Adesk» и загрузите файл в Adesk (Операции → Импорт). В файл идут оплаченные наличными, одной строкой на статью и проект Adesk; карту и ООО Рома вносит из выписки банка. После загрузки нажмите «Отметить выгруженным»: эти платежи не попадут в следующий файл и закроются «замочком» — менять их может только финансист, а каждая правка появится в «Замечаниях» как «Изменён после выгрузки в Adesk». Соответствие наших статей статьям Adesk — там же, справочник берётся из таблицы Ромы.
Загрузить выписку
Выписка из банк-клиента в формате 1С (файл kl_to_1c.txt) или CSV. Операции списания сопоставляются с внесёнными платежами по сумме и дате (±3 дня). Позже сюда же будут приходить данные из финансовой базы.
Потрачено, но не внесено
Списания по выписке, для которых нет платежа в журнале.
Внесено, но нет в выписке
Платежи картой ИП и со счёта ООО за период загруженной выписки, которых нет в банке.
Контроль данных
Метки мероприятий
Метку ставят на расход корпоратива или выезда. Статья метки — куда расход попадёт в учёте (ОФР, ОДДС, счёт). Ключевые слова помогают подобрать метку по описанию: правила те же, что у статей.
| Набор | Значок | Метка | Статья учёта | Ключевые слова | Порядок | Активна |
|---|
Подкатегории
Подкатегория — уровень внутри статьи: «Офис-постоянные» → вода, продукты, уборка… Сотрудник выбирает её, когда записывает расход; по ключевым словам система подсказывает. Правила слов те же, что у статей.
| Статья | Подкатегория | Ключевые слова | Порядок | Активна |
|---|
Справочник статей
Ключевые слова через запятую: часть слова ловит все формы («уборщ» → уборщице). «$» на конце: только целое слово («сб$»). «~» в начале: слабый признак («~доставк»).
| Группа | Статья | Раздел ОФР | Статья ОФР | Вид ОДДС | Статья ОДДС | Счёт | Проект | Ключевые слова | Активна |
|---|
Проекты и мероприятия
Проект — постоянное направление (Офис, HR-отдел, Проектный офис), он подставляется по статье. Мероприятие — разовое событие с бюджетом (корпоратив, выезд). «Метки» включают разбивку расходов мероприятия по меткам; для переезда офиса их лучше выключить: там свои статьи.
| Название | Тип | Бюджет, ₽ | С | По | Метки | Активно |
|---|
Резервная копия
Скачивает все данные: платежи, файлы чеков (список), статьи, метки, кассу, подотчёт, план, выписки, историю и настройки. Храните файл в надёжном месте, например в облачном диске. Из него базу можно восстановить без этого приложения.
Доступ по ссылке
Отправьте ссылку сотрудникам: человек откроет её, напишет имя и сразу начнёт работать, без почты и пароля. На другом устройстве он входит своей личной ссылкой. Ссылку можно заменить новой или отключить. Если она попала не к тем людям, отключите её вместе с доступом всех, кто по ней вошёл.
Связать имя из старой таблицы с учётной записью
Когда у сотрудника появится вход, свяжите его старое имя (например, «Полина») с учётной записью. Его прошлые выдачи и траты перейдут к нему, и в журнале у него будет свой счёт с остатком.
Команда и роли
Сотрудники по ссылке появляются здесь сами, с ролью из ссылки. Роль можно поменять, доступ — закрыть, сняв «активен». Учётную запись с почтой и паролем по-прежнему можно завести в Supabase: Authentication → Users → Add user, затем назначить роль здесь. Все роли видят все разделы; менять данные можно только по своей роли.